BELGELENDİRME YÖNETİM PROSEDÜRÜ

	BELGELENDİRME YÖNETİM PROSEDÜRÜ	Döküman No:	PB.PR.16
		Döküman Tarihi:	15.09.2016
		Revizyon No:	09
		Revizyon Tarihi:	10.05.2020

1.0 AMAÇ

Talep edilen belgenin kararının verilmesi, belgelerin verilmesi, belge kapsamı ve geçerliliğinin sürdürülmesi, yenilenmesi, kapsamının genişletilmesi, daraltılması, askıya alınması veya iptal edilmesi ile ilgili sistem ve prosedürleri belirlemektir.

2.0 KAPSAM:

Sönmez Belgelendirme kapsamında yapılan tüm personel belgelendirme faaliyetlerindeki verilecek veya verilmiş olan belgeleri kapsar.

3.0 SORUMLULAR

İlgili (Karar verici); Aday özlük dosyalarını kontrol etmek, Belgelendirme karar formunu kaydedip onaylamak, Belgelendirme,  gözetim ve yeniden belgelendirme kararlarını vermek

Belgelendirme Asistanı; Aday Özlük dosyalarını oluşturmak, Belgelendirme takiplerini yapmak, Gözetim faaliyetlerinin takibini yapmak, Yeniden belgelendirme takiplerini yapmak, Adaylarla iletişime geçmek, Aday Özlük dosyaları arşive kaldırmak saklamak

Genel Müdür ; Mesleki Yeterlilik Belgelerini imzalamak

4.0 TANIMLAR

Aday: Belgelendirme başvurusu kabul edilmiş kişi.

5.0 İLGİLİ DÖKÜMANTASYON

6.0 UYGULAMA

6.1 Belgenin Verilmesi

Sönmez Belgelendirme ‘de belge ancak, adayların “Başvuru Formu”nda talep ettikleri yeterlilik kapsamında verilmekte olup belgenin verilebilmesi için;

Sağlanmış olması gerekmektedir. Bu şartların kayıtları adayların özlük dosyalarında muhafaza edilir.

Adayın Özlük dosya içeriklerinde;

Belgeleri bulunmaktadır.

Belgelendirme Müdürü belgelendirme kararını verecek karar verici yazılım üzerinden seçer ve karar verici Atama Formu ile atar. Aynı zamanda yazılım üzerinde seçilen sınav değerlendiricisi ve (karar vericiye) otomatik bilgilendirme mail gider. Belgelendirme Asistanı Sınav Değerlendiricilerin kendisine teslim etmiş oldukları teorik sınav ve performans sınavı ölçme değerlendirme evraklarını Belgelendirme Karar formu ile birlikte atanmış olan karar vericiye teslim eder. Belgelendirme kararını veren personel adayın sınav ve belgelendirme süreçlerinin hiçbir aşamasında görev alamaz.

Belgelendirme Karar formunda zorunlu birim ilgili sınav tipinde (teorik/performans) sonuçlar yer alır. İlgili karar verici belgelendirme asistanına özlük dosyaları ile birlikte teslim eder. Hazırlanan belgelerin onay imzasını Genel Müdür atar. Tüm adayların takipleri yazılım üzerinden gerçekleştirilir.

Belge almaya hak kazanmış adaylara belgelerinin basılması 6.2.maddete tarif edilen, belgenin basılması ve teslim şartları maddesine göre gerçekleştirilir. Belge teslimleri adayın belgelendirme karar tarihinden itibaren matbaadan geldikten sonra 15 gün içerisinde gerçekleştirilir. Belge almaya hak kazanan adaylar ile belgenin tesliminden önce Belgelendirme Sözleşmesi imzalanır. Belgelerin teslimi için adaylar ile ıslak imzalı “Belge Teslim Formu” imzalanır.  Bu formda belge/logo/marka şartları ile belgenin gözetim şartları da yer almaktadır.

6.2.Belgelendirme Kararının Verilmesi

Sönmez Belgelendirme de belge kararı İlgili (karar verici) tarafından verilir.  Belgelendirme Kararı verilirken Aşağıda belirtilen metot uygulanır;

**Sınav sürecini tamamlamış adayların itiraz ve şikayet hakları saklı kalacak şekilde en geç 10 gün içinde belge kararları verilir.

Belgelendirme kararını personel veren sınav ve belgelendirme süreçlerinin hiçbir aşamasında görev almamaktadır.

6.3 Belgenin Basılması, Teslim Şartları ve Yenilenmesi:

Belge almaya hak kazanan adayların listesi ile sınava ilişkin diğer bilgiler belgelendirme asistanı tarafından MYK’ya (belgelendirme Sönmez Belgelendirmeları için portal kullanım kılavuzuna göre) portal kullanarak dijital ortamda verileri yükler. MYK’ya iletilen bilgilere göre MYK tarafından adayın adına Mesleki Yeterlilik Belgesi düzenlenir ve adaya iletilmek üzere Sönmez Belgelendirmeye kargo ile gönderilir. Sönmez Belgelendirmeye iletilen Mesleki Yeterlilik Belgeleri Genel Müdür tarafından imzalar ve  sertifikanın üzerine MYK’nin hologram etiketi yapıştırılır.  Belge almaya hak kazanan belge sahiplerine belgelerin Sönmez Belgelendirmeye geldiği cep telefonu, e-mail, posta yoluyla iletilir. Adayın aday başvuru formunda belirtiği şekilde belge teslimi yapılır. Kurumsal başvurularda ise firmanın talep etmesi durumunda tüm belgeler firma ya gönderilebilir.

Mesleki Yeterlilik belgelerinde aşağıdaki bilgiler yer alır.

Belgeleri geçersiz kılan durumlar aşağıda belirtilmiştir :

• İmla / basım hataları içeren  belge

• Kağıdı problemli yıpranmış zarar görmüş belge

• Onayı, imzası ve mührü olmayan belge

Belgelerin geçersiz kılındığı durumlarda  belge yenileme işlemi için adayın bilgileri MYK’ ya iletilir.  Belge yenileme sonucunda başvuru sahibi için MYK tarafından  yeni bir belge düzenlenir. Yeni belge için ödenecek ücretlerin tutarı ücret listesinde belirtilmiştir. Belge adaya belgelendirme kararı verilmesinden itibaren matbaadan geldikten sonra 15 gün içerisinde teslim edilir.  Sınav Belgelendirme ücretlerine MYK Belge ücreti dâhil değildir. Çok tehlikeli ve tehlikeli mesleklerden olup, sınav ücreti devlet teşviğinden karşılanan adaylardan bir kereliğe mahsus olmak üzere MYK Belge ücreti alınmaz, AB hibe desteğinden faydalanan adaylardan, belge masraf karşılığı alınır.

6.4 Belgenin Gözetimi ve Geçerliliğinin Sürdürülmesi:

Belgenin Gözetiminin Yapılması;

Kişinin yeterliliğinin devam ettiğini izlemek amacıyla Dayalı olduğu uluslararası standartlarda gözetim şartı tanımlanmış olan ulusal yeterliliklerde, kişinin belgesini düzenlemiş olan Sönmez Belgelendirme tarafından ilgili ulusal yeterlilikte belirtilen gözetim sıklığına ve yöntemine uygun şekilde gözetim yapılır. Bu istisnalar

dışındaki ulusal yeterliliklerde gözetim yapılmaz. Belirtilmiş sürelerde yazılıma işlenmiş tarihlere göre belgelendirme Sönmez Belgelendirme tarafından hazırlanan Gözetim Takip Formu aracılığı ile değerlendirme yapılır. Gözetimin yapılıp belgenin devamı için gerekli şartlar:

Metal Sektöründe;

-Çelik Kaynakçısı için;

geçerli olduğu süre boyunca ilgili alanda çalıştığını gösterir kayıtları (hizmet dökümü,

referans yazısı/mektubu) talep eder.

sürdürülür.

kişinin belgesini, geçerlilik süresi sonuna kadar askıya alır. Çalışma kayıtlarının belgenin

geçerliliği sona ermeden önce iletilmesi ve uygun görülmesi hâlinde kişinin belgesi yeniden

geçerli duruma getirilir.

Belgelendirme asistanı gözetim faaliyetlerinin takibinin yapılmasından sorumludur. Yazılım üzerinden gözetim tarihi gelen belgeli personeli belgelendirme asistanı 30 gün öncesinden belirler ve iletişim bilgilerinden gözetim süreci hakkında bilgilendirir. Gözetim faaliyetlerinin işleyiş süreci wwww.sonmezbelgelendirme.com adresinde ve belge üzerinde belirtilmiştir. Gözetim evrakları elden veya kargo ile Sönmez Belgelendirmeye teslim edilebilir. Gözetim onay ile ilgili kararı (Karar verici) alır.

Belgenin Geçerliliğinin Sürdürülmesi;

Belgenin geçerlilik süresi belgenin düzenlendiği tarihte başlar ve ilgili belgelendirme programına göre inşaat, ulaştırma, makine, ticaret, plastik ve tekstil sektörlerinde 5 yıldır. Ayrıca metal sektöründe çelik kaynakçısı kapsamı hariç belge geçerlilik süresi belgenin düzenlendiği tarihten itibaren 5 yıldır. Metal sektöründe Çelik Kaynakçısında ise Ulusal Yeterlilikte’ te belirtildiği üzere belgenin geçerliliği seçilen metoda göre 2 yıl veya 3 yıl süresince geçerlidir. Metal sektörü makine bakımcısı için 5 yıldır.

Belge geçerliliğini aşağıdaki hususlarda sürdürür:

Belgelendirme Şartlarındaki değişiklikler;

6.5 Belgenin Askıya Alınması ve İptal Edilmesi Şartları :

Belgenin Askıya Alınması;

Belgeler aşağıdaki tanımlanmış hususlarda askıya alınır:

Belgenin İptal Edilmesi;

Belgeler aşağıdaki tanımlanmış hususlarda iptal edilir:

6.6 Belge Kapsamının Değiştirilmesi:

Belgenin verilme kapsamında değerlendirilen ilgili yeterlilik, revizyonundaki köklü değişikler durumunda program komitesi talebine istinaden belgeli personel tekrar sınava tabi tutulabilir. Bu sınav yeniden belgelendirme döneminde yapılır. Mevcut belge süresince geçerlidir.

6.7 Belge Yenileme Faaliyetleri:

Belge yenileme faaliyetlerine ilişkin genel şartlar

Belge yenileme faaliyetleri aşağıda belirtilen yöntemlerden başvuru sahibinin tercih ettiği birine göre gerçekleştirilir:

Çelik Kaynakçısı için;  belge süresi 2 yıl olanlar için son 6 ay yapmış olduğu 2 adet kaynak numunesine radyografik veya ultrasonik veya tahribatlı testlerden biri uygulanır.

Kaynaklar hatasız veya tespit edilen hata kabul kriterleri içerisinde yer alıyorsa belge geçerlilik süresi 2 yıl daha uzatılır. Belge geçerlilik süresi 3 yıl olanlar için; 3 yıl sürenin sonunda belge sahibi yeniden sınava girerek belgelendirilir.

b) Başvuru sahibi ilgili ulusal yeterliliğin içerdiği performansa dayalı sınavların tamamına katılır, teorik sınavlara tabi tutulmaz.

Belge yenileme tek sefere mahsus bir faaliyet olmayıp kişinin yenilediği her belge için geçerlilik süresi sonunda yeniden belge yenileme hakkı bulunur. Belgenin yenilenebilmesi için mevcut belgenin geçerli durumda olması gerekir, geçerliliği askıya alınmış veya iptal edilmiş durumdaki belgeler için belge yenileme yapılamaz. Geçerlilik durumu askıda olan belgeler için askı durumu kalktıktan sonra belgenin geçerlilik süresi devam ediyorsa belge

yenileme yapılabilir. Belge yenileme için başvuru yöntemi ve başvuru evrakları internet sitemizde yayınlanır

Sönmez Belgelendirme belge vermiş olduğu kişilerin belge yenileme dönemi başladığında, söz konusu kişilere belgelerinin geçerlilik sürelerinin dolmak üzere olduğunu ve belge yenilemek için izlemeleri gereken adımları bildirir. Bildirim yöntemini (SMS, elektronik posta, vb.) Sönmez Belgelendirme belirler. İletişim bilgilerindeki değişiklikleri zamanında bildirmemiş kişilerle irtibata geçememesi durumunda Sönmez Belgelendirmenin herhangi bir yükümlülüğü bulunmaz. Başvuru sahibinin itirazda bulunması hâlinde Sönmez Belgelendirmenin  söz konusu kişilere bildirim yapmış olduğunu gösterir kanıt ve kayıtları MYK ya sunması yeterlidir.

 Belge yenilemeye hak kazanan başvuru sahibi tarafından belge masraf karşılığının Sönmez Belgelendirme ödenmiş olduğu tarihten itibaren en geç beş iş günü içerisinde Sönmez Belgelendirme ,  Sönmez Belgelendirme adayın belirlediği yönteme uygun şekilde başvuru sahibi için belge talebini MYK Ya iletir.

Belge yenileme sonucunda başvuru sahibi için yeni bir belge düzenlenir. Belge yenileme kararı mevcut belgenin geçerlilik bitiş tarihinden önce alınmışsa yeni belgenin düzenlenme tarihi, ilgili ulusal yeterlilikte aksi belirtilmediği takdirde mevcut belgenin geçerliliğinin bitiş  tarihinden bir sonraki gündür. Belge yenileme kararı mevcut belgenin geçerlilik bitiş tarihinden sonra alınmışsa yeni belgenin düzenlenme tarihi, ilgili ulusal yeterlilikte aksi belirtilmediği takdirde belge yenileme kararının alındığı tarihtir.

Belge yenileme başvurusu

Kanıt ve/veya portfolyo değerlendirmesiyle belge yenileme başvuruları mevcut belgeyi düzenlemiş olan kuruma  yapılabilir. Sınavla belge yenileme başvuruları ise mevcut belgeyi düzenlemiş olan Sönmez Belgelendirmeye  yapılabileceği  gibi belgenin kapsadığı ulusal yeterlilik birimlerinin tamamında en az bir yıl süresince sınav ve belgelendirme faaliyetleri yürütmüş olan farklı bir kuruma da yapılabilir.

Başvuru sahibi, başvuru yapacağı Sönmez Belgelendirmenin ücret tarifesinde belirtilen belge yenileme başvuru ücretini veya belge yenileme sınav ücretini Sönmez Belgelendirmeye  öder ve istenen evrakları ilgili Sönmez Belgelendirmeye iletir. Başvuru sahibi belge yenileme başvuru dönemi içerisinde belge yenileme başvurusu yapabilir. Başvuru dönemi, belgenin geçerliliğinin bitiş tarihinden altı ay önce başlar ve

belgenin geçerliliğinin bitiş tarihinde sona erer. Belge yenileme başvuru döneminin başlangıç tarihinden önce ve belgenin geçerliliğinin bitiş tarihinden sonra yapılan başvurular kabul edilmez.

Başvuru dönemi içerisinde başvurusunu yapmış kişi için mevcut belgesinin geçerlilik süresi dolmadan önce başvuruyu almış olan Sönmez Belgelendirme tarafından belge yenileme ön başvurusu MYK ya bildirilmelidir. Ön başvurusu zamanında MYK  ya bildirilmiş kişilerden; kanıt ve/veya portfolyo değerlendirmesiyle belge yenileyecekler için mevcut belgenin geçerlilik süresi dolduktan en geç üç ay sonrasına kadar, sınavla belge yenileyecekler için ise mevcut belgenin geçerlilik süresi dolduktan en geç bir yıl sonrasına kadar belge yenileme işlemleri tamamlanmalıdır.

Kanıt ve/veya portfolyo değerlendirmesiyle belge yenileme

Sönmez Belgelendirme başvuru sahibinin sunmuş olduğu kanıtları ve/veya portfolyoyu, belgeli kişinin yeterliliğini sürdürdüğünü ve güncel belgelendirme programı şartlarına uyum gösterdiğini prosedürlerimiz çerçevesinde değerlendirir. Söz konusu değerlendirme ilgili ulusal yeterlilikte belirtilen değerlendirici ölçütlerini karşılayan kişi(ler) tarafından yapılmalıdır. Kanıtların ve/veya portfolyonun uygun ve yeterli bulunmaması hâlinde Sönmez Belgelendirme başvuru sahibinden eksiklikleri gidermesini ister. Sönmez Belgelendirme, kanıtları ve/veya portfolyosu uygun ve yeterli bulunan başvuru sahibi için belge yenileme kararı alır ve başvuru sahibinden belge masraf karşılığı tahsil eder.Kanıt ve/veya portfolyo değerlendirmesiyle belge yenilemek isteyen başvuru sahibi, mevcut belgesinin kapsadığı ulusal yeterlilik birimlerinden farklı birimleri de yeni belgenin kapsamına eklemek isterse farklı birimlerin sınavlarına katılabilir. Kanıt ve/veya portfolyosunun uygun ve yeterli bulunması ve ayrıca sınavlarına girmiş olduğu birimlerde başarılı olması hâlinde başvuru sahibi için başarılı olduğu tüm birimleri içeren belge düzenlenir.

Kanıt ve/veya portfolyo sunamayan başvuru sahibi ilgili ulusal yeterlilikte belirtilen belge yenileme sınav(lar)ına girebilir. Sınav(lar)da başarılı olması hâlinde belge yenilemeye hak kazanır.

Sınavla belge yenileme

Sönmez Belgelendirme, vermiş olduğu belgelerin geçerlilik tarihlerini ve talepleri göz önünde bulundurarak belgelerinin geçerlilik süresi dolmak üzere olan kişilerin belge yenilemesine imkân tanıyacak yeterli sayıda belge yenileme sınav(lar)ı açar. Belge yenileme sınav(lar)ının başvuru sahibinin belgesinin geçerlilik süresi tamamlanmadan önce uygulanması esastır. Başvuru sahibinin belgesinin geçerlilik süresinin sonunda başvuru yapması hâlinde sınav(lar) sürenin bitiminden sonraya sarkabilir. Sönmez Belgelendirme, başvuru sahibinin sunmuş olduğu başvuru evraklarını prosedürlerimiz çerçevesinde değerlendirir. Başvurusu uygun bulunan başvuru sahibi, ilgili ulusal yeterliliğin belge yenileme şartlarında belirtilen sınav(lar)a tabi tutulur. Sınav(lar)da başarılı olan başvuru  sahibi için Sönmez Belgelendirme belge yenileme kararı alır ve başvuru sahibinden belge masraf karşılığı talep eder. Belge yenileme sınavlarının bir kısmından başarısız olmuş başvuru sahibi; başarısız olduğu sınav(lar)a aynı Sönmez Belgelendirmeye girmesi hâlinde önceden başarılı olduğu sınav(lar)dan muaf tutulur, farklı bir kuruluşta  sınava girmek istemesi halinde ise sınavların tamamına tabi tutulur.

İlk defa girdiği belge yenileme sınavında başarısız olan kişilere belgesinin geçerlilik süresi dolmadan önce ilave sınav ücreti alınmadan en az bir kez daha sınav imkânı Sönmez Belgelendirme tarafından sağlanır. Sınav ve belgelendirme ücretinin 25/08/1999 tarihli ve 4447 sayılı İşsizlik Sigortası Kanunu çerçevesinde İşsizlik Sigortası Fonundan karşılanması hâlinde ilk girdiği sınavda başarısız olan kişilere belgesinin geçerlilik süresi dolmadan önce ilave sınav ücreti alınmadan en az iki kez daha sınav imkânı Sönmez Belgelendirme tarafından sağlanır. Belgesinin geçerlilik süresinin son bir ayı içerisinde başvuru yapan kişilere ilave sınav hakkı  sağlanmayabilir. Sınavlar sonucunda bir ulusal yeterlilikte yer alan birimlerin gruplandırılma alternatiflerinden herhangi birine ulaşan başvuru sahibi için başarılı olduğu gruplandırılma alternatifine göre aynı ulusal yeterlilikte belge düzenlenebilir.

Ulusal yeterliliklerin güncellenmesi durumunda belge yenileme faaliyetleri

Bir ulusal yeterlilik güncellenmiş ve başvuruyu alan Sönmez Belgelendirme yetkisini güncel ulusal yeterliliğe taşımışsa belge yenileme faaliyetleri güncel ulusal yeterliliğe göre gerçekleştirilir. Sönmez Belgelendirme yetkisini güncel ulusal yeterliliğe taşıyıncaya kadar belge yenileme faaliyetlerini yetki kapsamındaki ulusal yeterlilikte belirtilen şartlara göre gerçekleştirebilir. Bir ulusal yeterlilikte ilave ölçme-değerlendirme gerektiren değişiklik(ler) yapılması durumunda belge yenilemek isteyen başvuru sahibi yeterlilikte yapılan değişiklik(ler)e ve belirtilen şartlara uygun şekilde ölçme-değerlendirmeye tabi tutulur ve başarılı olması hâlinde belge yenilemeye hak kazanır. Bir ulusal yeterliliğin yürürlükten kaldırılması ve söz konusu ulusal yeterliliğin kapsamını içeren birden fazla ulusal yeterlilik oluşturulması durumunda; başvuru sahibinin yeterliliklerde yapılan değişikliklere ve belirtilen şartlara uygun şekilde belge yenilemeye hak kazanması hâlinde başvuru sahibi için birden fazla belge düzenlenebilir. Birden fazla ulusal yeterlilik yürürlükten kaldırılarak yerine söz konusu ulusal yeterliliklerin kapsamını içeren yeni bir ulusal yeterlilik oluşturulması durumunda; başvuru sahibinin yeterliliklerde yapılan değişikliklere ve belirtilen şartlara uygun şekilde belge yenilemeye hak kazanması hâlinde başvuru sahibine yeni ulusal yeterlilikte belge düzenlenir. Bir ulusal yeterliliğin yürürlükten kaldırılması ve söz konusu ulusal yeterliliğin kapsamını içeren yeni bir ulusal yeterlilik oluşturulmaması durumunda; yürürlükten kaldırılan ulusal yeterlilikte daha önce belge almış kişiler belgelerinin geçerlilik sürelerinin sonunda belge yenileyemezler.

Belge yenileme faaliyetlerine ilişkin bedeller

Belge yenileme faaliyetlerine ilişkin bedeller aşağıda belirtilmiştir:

Sönmez Belgelendirme; kanıt ve/veya portfolyo değerlendirmesiyle belge yenileme ücreti ve yetki kapsamında yer alan her bir ulusal yeterlilik için ayrı ayrı olacak şekilde sınavla belge yenileme ücretlerini belirler ve söz konusu ücretleri Kuruma bildirir. Kurumun onaylaması hâlinde belge yenileme ücretleri Kurumun ve Sönmez Belgelendirmenin internet sitelerinde yayımlanır.

 Kanıt ve/veya portfolyo değerlendirmesiyle belge yenilemede Sönmez Belgelendirme, başvuru sahibinden belge masraf karşılığı dışında ilave ücret talep edebilir. İlave ücret; kanıt değerlendirmesiyle belge yenilemede belge masraf karşılığının iki katını, kanıt ve portfolyo değerlendirilmesiyle belge yenilemede ise Sönmez Belgelendirmenin ücret tarifesinde ilgili ulusal yeterlilik için belirtilen toplam sınav ücretinin yarısını aşamaz.

Belge yenilemeye hak kazanan başvuru sahibi belge masraf karşılığını belge yenileme kararını veren  Sönmez Belgelendirmenin  banka hesabına yatırır. Sönmez Belgelendirme belge yenilemeye hak kazanan kişilerin belge basım talebini Kuruma iletmeden önce belge masraf karşılıklarını Kurum banka hesabına aktarır. Belge masraf karşılığının yatırıldığını gösteren doküman, belge yenilemeye hak kazanan kişilerin bilgileri ile birlikte Kuruma iletilir. Belge yenilemeye hak kazanamayan kişilerden belge masraf karşılığı  alınmaz.

Yeniden belgelendirme onay kararını ilgili (Karar verici) alır.

Belgelendirme Şartlarındaki değişiklikler, Belgenin Askıya Alınması ve İptal Edilmesi, Belge Kapsamının Değiştirilmesi, Yeniden Belgelendirme süreçlerinin olması durumunda adaylar iletişim bilgileri üzerinden cep telefonu, e-mail, posta, web sitesi duyurusu vb. yoluyla bilgilendirilir.

                Sayfa /