BELGELENDİRME YÖNETİM PROSEDÜRÜ

Anasayfa » BELGELENDİRME YÖNETİM PROSEDÜRÜ

 1.0 AMAÇ

Talep edilen belgenin kararının verilmesi, belgelerin verilmesi, belge kapsamı ve geçerliliğinin sürdürülmesi, yenilenmesi, kapsamının genişletilmesi, daraltılması, askıya alınması veya iptal edilmesi ile ilgili sistem ve prosedürleri belirlemektir.

2.0 KAPSAM:

 Sönmez Belgelendirme kapsamında yapılan tüm personel belgelendirme faaliyetlerindeki verilecek ve ya verilmiş olan belgeleri kapsar.

3.0 SORUMLULAR

İlgili Sektör Uzmanı(Karar verici); Aday özlük dosyalarını kontrol etmek, Belgelendirme karar formunu kaydedip onaylamak, Belgelendirme,  gözetim ve yeniden belgelendirme kararlarını vermek

Belgelendirme Asistanı; Aday Özlük dosyalarını oluşturmak, Belgelendirme takiplerini yapmak, Gözetim faaliyetlerinin takibini yapmak, Yeniden belgelendirme takiplerini yapmak, Adaylarla iletişime geçmek, Aday Özlük dosyaları arşive kaldırmak saklamak

Genel Müdür ; Mesleki Yeterlilik Belgelerini imzalamak

 

4.0 TANIMLAR

 Aday: Belgelendirme başvurusu kabul edilmiş kişi.

 

5.0 İLGİLİ DÖKÜMANTASYON

  • ŞRT.01 Sınav Şartnamesi
  • F.48 Çalışma Beyan Formu
  • F.46 Gözetim takip formu
  • F.49 Belgelendirme Karar Formu
  • F.50 Aday Özlük Dosya Kontrol Formu
  • F.26 Belge teslim Formu
  • F.47 Mesleki Yeterlilik Belgesi
  • F.91 Çelik Kaynakçı Sertifikası
  • ŞRT.02 Çelik Kaynak Özel Sınav Şartnamesi
  • F.94 Sınav Değerlendiricisi ve Sektör Uzmanı Atama Formu
  • S.03 Belgelendirme Sözleşmesi

 

6.0 UYGULAMA

 

6.1 Belgenin Verilmesi

Sönmez Belgelendirme ‘de belge ancak, adayların “Başvuru Formu”nda talep ettikleri yeterlilik kapsamında verilmekte olup belgenin verilebilmesi için;

  • Başvurunun alınması ve değerlendirilmesi prosedüründe ki şartların,
  • Ölçme ve değerlendirme sonuçlarının personel belgelendirme sınav şartnamesine göre yeterli olması,
  • Ve bu prosedürdeki ilave şartların,

 

Sağlanmış olması gerekmektedir. Bu şartların kayıtları adayların özlük dosyalarında muhafaza edilir.

 

Adayın Özlük dosya içeriklerinde;

 

  • Personel Belgelendirme Başvuru Formu ve formda istenen evraklar
  • Teorik sınav kitapçığı
  • Performans sınavı kontrol listeleri, Sınav Projeleri
  • Eğer Mülakat varsa Mülakat Kitapçığı, Mülakat Kontrol listesi
  • Belgelendirme Karar formu

 

Belgeleri bulunmaktadır.

 

Belgelendirme Müdürü belgelendirme kararını verecek Sektör uzmanını yazılım üzerinden seçer ve Sektör Uzmanı Atama Formu ile atar. Aynı zamanda yazılım üzerinde seçilen sınav değerlendiricisi ve sektör uzmanına (karar vericiye) otomatik bilgilendirme mail gider. Belgelendirme Asistanı Sınav Değerlendiricilerin kendisine teslim etmiş oldukları teorik sınav ve performans sınavı ölçme değerlendirme evraklarını Belgelendirme Karar formu ile birlikte atanmış olan Sektör Uzmanına teslim eder. Belgelendirme kararını veren personel adayın sınav ve belgelendirme süreçlerinin hiçbir aşamasında görev alamaz.

 

Belgelendirme Karar formunda zorunlu birim ilgili sınav tipinde (teorik/performans) sonuçlar yer alır. İlgili Sektör Uzmanı asistanına özlük dosyaları ile birlikte teslim eder. Hazırlanan belgelerin onay imzasını Genel Müdür atar. Tüm adayların takipleri yazılım üzerinden gerçekleştirilir.

 

Belge almaya hak kazanmış adaylara belgelerinin basılması 6.2.maddete tarif edilen, belgenin basılması ve teslim şartları maddesine göre gerçekleştirilir. Belge teslimleri adayın belgelendirme karar tarihinden itibaren 30 gün içerisinde gerçekleştirilir. Belge almaya hak kazanan adaylar ile belgenin tesliminden önce Belgelendirme Sözleşmesi imzalanır. Belgelerin teslimi için adaylar ile ıslak imzalı “Belge Teslim Formu” imzalanır.  Bu formda belge/logo/marka şartları ile belgenin gözetim şartları da yer almaktadır.

 

6.2.Belgelendirme Kararının Verilmesi

 

Sönmez Belgelendirme de belge kararı İlgili Sektör Uzmanı (karar verici) tarafından verilir.  Belgelendirme Kararı verilirken Aşağıda belirtilen metot uygulanır;

 

  • Sınava Atanmış olan Sektör Uzmanı Sektör uzmanı atama formu ve sınav katılımcı listesi üzerinden sınava katılan adayların sınav süreçlerinde görev almadığını teyit eder.

 

  • İlgili Sektör Uzmanı, Aday Dosyasının içeriğindeki evrakların tam ve eksiksiz olup olmadığını inceler.

 

  • Sınav değerlendiricinin teorik, mülakat ve performans sınavı için vermiş olduğu puanların doğruluğunu kontrol eder.

 

  • Sınav değerlendiricinin teorik, mülakat ve performans sınavı için vermiş olduğu puanları ilgili şartnamede belirtilen başarım şartları ile adayın almış olduğu puanları karşılaştırarak kontrol eder.

 

  • İlgili Sektör Uzmanı sınav değerlendiricinin puanlaması, kopya çekilmesi, tarafsızlık ve eşitliğe ilişkin vb. şüphe uyandırıcı durumlar tespit etmesi durumunda ilgili sınav kaydını izler.

 

  • Sınav kayıtlarında hatalı bir durum (puanlaması, kopya çekilmesi, tarafsızlık ve eşitliğe ilişkin vb.) tespit ederse ilgili sınav değerlendirici ile görüşür. Tüm kayıtlar ve görüşmeler neticesince sınavın iptaline, adayın tekrar sınava girmesine ya da belgelendirilme kararı verme yetkisine sahiptir.

 

  • Her zorunlu birim sınav sonucunu ilgili sınav şartnamesinde belirtilen başarım puanlarına göre değerlendirerek adayın genel başarı durumuna karar verir ve adayın belge almaya hak kazanıp kazanmadığını Belgelendirme Karar formu üzerinden onaylar.

 

  • Belgelendirme kararını sadece belgelendirme programının gereklilikleriyle sınırlı tutulur.

 

  • Tüm karar işlemleri yazılım üzerinde kayıt altına alınır.

 

Belgelendirme kararını personel veren sınav ve belgelendirme süreçlerinin hiçbir aşamasında görev almamaktadır.

 

6.3 Belgenin Basılması, Teslim Şartları ve Yenilenmesi:

 

Belge almaya hak kazanan adayların listesi ile sınava ilişkin diğer bilgiler belgelendirme asistanı tarafından MYK’ya (belgelendirme kuruluşları için portal kullanım kılavuzuna göre) portal kullanarak dijital ortamda verileri yükler. MYK’ya iletilen bilgilere göre MYK tarafından adayın adına Mesleki Yeterlilik Belgesi düzenlenir ve adaya iletilmek üzere Sönmez Belgelendirmeye kargo ile gönderilir. Sönmez Belgelendirmeye iletilen Mesleki Yeterlilik Belgeleri Genel Müdür tarafından imzalar ve  sertifikanın üzerine MYK’nin hologram etiketi yapıştırılır.  Belge almaya hak kazanan belge sahiplerine belgelerin Sönmez Belgelendirmeye geldiği cep telefonu, e-mail, posta yoluyla iletilir. Adayın aday başvuru formunda belirtiği şekilde belge teslimi yapılır. Kurumsal başvurularda ise firmanın talep etmesi durumunda tüm belgeler firma ya gönderilebilir.

 

Mesleki Yeterlilik belgelerinde aşağıdaki bilgiler yer alır.

 

  • Sönmez Belgelendirme Logosu
  • MYK ve TÜRKAK logoları
  • Belgelendirilen kişinin adı, soyadı ve TC kimlik numarası
  • Belge aldığı yeterlilik, Arka yüzünde yeterlilik ile ilgili bilgiler
  • Belge numarası ve tarihi
  • Belgenin geçerlilik süresi
  • Genel Müdür imzası
  • Sönmez Belgelendirme web adresi
  • Sertifikanın arka sayfasında MYK’nin hologram etiketi

 

Belgeleri geçersiz kılan durumlar aşağıda belirtilmiştir :

  • İmla / basım hataları içeren belge
  • Kağıdı problemli yıpranmış zarar görmüş belge
  • Onayı, imzası ve mührü olmayan belge

 

Belgelerin geçersiz kılındığı durumlarda  belge yenileme işlemi için adayın bilgileri MYK’ ya iletilir.  Belge yenileme sonucunda başvuru sahibi için MYK tarafından  yeni bir belge düzenlenir. Yeni belge için ödenecek ücretlerin tutarı ücret listesinde belirtilmiştir. Belge adaya belgelendirme kararı verildikten sonra 30 gün içerisinde teslim edilir.  Sınav Belgelendirme ücretlerine MYK Belge ücreti dâhil değildir. Çok tehlikeli ve tehlikeli mesleklerden olup, sınav ücreti devlet teşviğinden karşılanan adaylardan bir kereliğe mahsus olmak üzere MYK Belge ücreti alınmaz, AB hibe desteğinden faydalanan adaylardan, belge masraf karşılığı alınır.

 

 

 

6.4 Belgenin Gözetimi ve Geçerliliğinin Sürdürülmesi:

 

Belgenin Gözetiminin Yapılması;

 

Kişinin yeterliliğinin devam ettiğini izlemek amacıyla belgenin verilişinin her yeterlilik kapsamında belirtilmiş sürelerde yazılıma işlenmiş tarihlere göre belgelendirme kuruluşu tarafından hazırlanan Gözetim Takip Formu aracılığı ile değerlendirme yapılır. Gözetimin yapılıp belgenin devamı için gerekli şartlar:

 

İnşaat sektöründe

  • Ulusal Yeterliliklerde süreler belirtilmiş işe Yeterliliklerde belirtilen tarihlerde belirtilmemiş ise 36. ayın sonuna kadar tamamlanmalıdır.
  • Gözetim metodu Ulusal Yeterliliklerde tanımlanmış ise Ulusal Yeterlilikte belirtilen, belirtilmeyen durumlarda 12 aylık SGK dökümü ve ya İşveren yetkilisince onaylanmış çalışma beyan formu veya iş yerinden yazı alınması.
  • Yeterliliklerde belirtilen sürede 36. ay sonunda gözetim faaliyeti yapılmamış belgeler askıya alınır ve gözetim faaliyeti tamamlanması beklenir
  • Askı süresince gözetim faaliyetini tamamlamamış belgeler iptal edilir.

 

Çalışma beyan formu veya iş yerinden aldığı yazı, işveren yetkilisince kaşe ve imza edilmiş olmalıdır ve içeriğinde belge kapsamında çalıştığına dair ibareler ve çalışma zamanları yer almalıdır. İlgili yazıda kurum bilgileri, veriliş tarihi ve veren yetkili kişinin adı, soyadı, unvan bilgileri de yazının içeriğinde bulunmak zorundadır.

 

 

Metal Sektöründe;

-Çelik Kaynakçısı için;

  • Belge geçerlilik süresi içerisinde adaylar gözetime tabi tutulur. Adayın yeterliliği, TS EN ISO 9606-1 Madde 9.2’ de belirtilen yönteme göre her 6 ayda bir gözetime tabi tutulur.
  • Gözetimi belge sahiplerinden kaynaklanan nedenlerle yapılamayan belge sahiplerinin belgeleri askıya alınır. Belgesinin askıda olma nedeni ortadan kalkan belge sahiplerinin belgelerinin geçerliliği geçerlilik süresi sonuna kadar devam eder.

-Makine Bakımcı için;

  • Belge geçerlilik süresi içerisinde adaylar gözetime tabi tutulur. Adayın performansı belge aldığı tarihten itibaren 2.yıl ile 3.yıl arasında sınav ve belgelendirme kuruluşunun belirleyeceği gözetim yöntemi ile değerlendirilir.
  • Gözetim sonucu performansı yeterli bulunmayan veya gözetimi belge sahiplerinden kaynaklanan nedenlerle yapılamayan belge sahiplerinin belgeleri askıya alınır. Belgesinin askıda olma nedeni ortadan kalkan belge sahiplerinin belgelerinin geçerliliği geçerlilik süresi sonuna kadar devam eder.

 

Tekstil Sektöründe;

  • Ulusal Yeterliliklerde süreler belirtilmiş işe Yeterliliklerde belirtilen tarihlerde belirtilmemiş ise adayın mesleki yeterlilik belgesinin geçerlilik süresi içerisinde bir kez Sınav ve Belgelendirme Kuruluşu tarafından gözetime tabi tutulur.
  • Bu gözetim, ilgili formların adayın çalıştığı iş yeri yetkilisi tarafından düzenlenmesi ve onaylanması ile gerçekleşir.
    • 1.Gözetim Formu
    • 2.Performans Değerlendirme Formu
  • Yeterliliklerde belirtilen sürede sonunda gözetim faaliyeti yapılmamış belgeler askıya alınır ve gözetim faaliyeti tamamlanması beklenir
  • Askı süresince gözetim faaliyetini tamamlamamış belgeler iptal edilir.

 

Çalışma beyan formu veya iş yerinden aldığı yazı, işveren yetkilisince kaşe ve imza edilmiş olmalıdır ve içeriğinde belge kapsamında çalıştığına dair ibareler ve çalışma zamanları yer almalıdır. İlgili yazıda kurum bilgileri, veriliş tarihi ve veren yetkili kişinin adı, soyadı, unvan bilgileri de yazının içeriğinde bulunmak zorundadır.

 

Belgelendirme asistanı gözetim faaliyetlerinin takibinin yapılmasından sorumludur. Yazılım üzerinden gözetim tarihi gelen belgeli personeli belgelendirme asistanı 30 gün öncesinden belirler ve iletişim bilgilerinden gözetim süreci hakkında bilgilendirir. Gözetim faaliyetlerinin işleyiş süreci wwww.sonmezbelgelendirme.com adresinde ve belge üzerinde belirtilmiştir. Gözetim evrakları elden veya kargo ile kuruluşa teslim edilebilir. Gözetim onay ile ilgili kararı Sektör Uzmanı(Karar verici) alır.

 

 

 

Belgenin Geçerliliğinin Sürdürülmesi;

 

Belgenin geçerlilik süresi belgenin düzenlendiği tarihte başlar ve ilgili belgelendirme programına göre inşaat ve tekstil sektörlerinde 5 yıldır. Metal sektöründe Çelik Kaynakçısında ise Ulusal Yeterlilikte’ te belirtildiği üzere belgenin geçerliliği seçilen metoda göre 2 yıl veya 3 yıl süresince geçerlidir. Metal sektörü makine bakımcısı için 5 yıldır.

Belge geçerliliğini aşağıdaki hususlarda sürdürür:

 

  • Belgelendirilmiş kişi hakkında bildirilen şikâyetlerin değerlendirilmesi sonucu lehine karar alınması
  • Belgelendirilmiş kişinin belge kullanım sözleşmesi veya belgelendirme programı şartlarına aykırı davranışlarının tespit edilmemesi
  • Belgelendirilmiş kişinin gözetim ve belge yenileme için gerekli şartları sağlaması
  • Gözetimin gerçekleştirilmesi
  • Akreditasyonun ve MYK Yetkilendirilmesinin devamı

 

Belgelendirme Şartlarındaki değişiklikler;

 

  • Akreditasyonun veya MYK yetkilendirilmesinin iptal edilmesi durumunda gözetim sürecine girmemiş olan belgeler gözetim süresine kadar, gözetim sürecini tamamlamış belgeler ise belge süresi sonuna kadar geçerliliğini sürdürür.
  • Akreditasyonun veya MYK yetkilendirilmesinin askıya alınması durumunda askıda olduğu süre boyunca belge verilmez. Askıya alınma sebebi sınav uygulamaları ile ilgili ise iptal edilen sınavlar için adaydan herhangi bir ücret talep edilmeksizin sınavlar tekrarlanır.
  • Kapsamımızda bulunan Ulusal Yeterliliklerden herhangi birinin, revize edilmesi durumunda; Program komitesi toplanır. Program komitesinin almış olduğu karar tavsiye niteliğindedir. Program komitesinin kararının Genel Müdür tarafından onaylanması durumunda aday belge geçerlilik süresince belgesini kullanmaya devam eder ya da verilen karar neticesinde tekrar sınava alınır.
  • Kapsamımızda bulunan Ulusal Yeterliliklerden herhangi birinin revizyonunda MYK tarafından köklü değişikler yapılması durumunda; Myk ve Türkak denetimi akabinde sınav uygulamalarında ulusal yeterliliğin değişen şartları baz alınarak gerekli düzenlemeler yapılır .  Revizyon tarihi ve denetim arasındaki dönem boyunca Myk ve Türkak’tan  alınan tavsiye kararına istinaden süreçler yönetilir.

 

 

6.5 Belgenin Askıya Alınması ve İptal Edilmesi Şartları :

 

Belgenin Askıya Alınması;

 

Belgeler aşağıdaki tanımlanmış hususlarda askıya alınır:

  • Gözetim tarihi geçen belge sahipleri için belgeler öncelikle 2 ay askıya alınır ve gözetim sürecinin tamamlanması beklenir.
  • Belgelenmiş personelin Belge/Logo/Marka Yönetim prosedürüne aykırı bir tutum içinde bulunması durumunda, belge öncelikli olarak askıya alınır. Bu durum belge sahibine bildirilir, hatanın düzeltilmesi için 1 ay süre verilir.

 

 

Belgenin İptal Edilmesi;

Belgeler aşağıdaki tanımlanmış hususlarda iptal edilir:

 

  • Gözetim süreci bitmiş, askıya alma süresini geçmiş belgeler,
  • Belge/Logo/Marka Yönetim prosedürüne göre yanıltıcı şekilde kullanılmış ve düzeltme talebi istenmiş, ama düzeltme yapılmamış belgeler,
  • Belgelendirme ve gözetim proseslerinde kasti olarak yanıltıcı ve yanlış bilgileri beyan ettiği anlaşılan ve /veya sahte evraka göre düzenlendiği belirlenen belgeler,
  • Akreditasyon kurumu ve Myk Tarafından Sönmez Belgelendirme ’nin yetkilerinin iptali durumunda; ilgili kurum ile ilgili belgenin iptali eğer belge, gözetim prosesine uğramamış ise gözetim prosesi zamanında gözetim prosesine uğramış belgeler için ise belge süresinin sonuna kadar geçerlidir. Belge süresinin tamamlanmasına istinaden, yeniden belgelendirmeye gidilmez.

 

6.6 Belge Kapsamının Değiştirilmesi:

 

Belgenin verilme kapsamında değerlendirilen ilgili yeterlilik, revizyonundaki köklü değişikler durumunda program komitesi talebine istinaden belgeli personel tekrar sınava tabi tutulabilir. Bu sınav yeniden belgelendirme döneminde yapılır. Mevcut belge süresince geçerlidir.

 

6.7 Yeniden Belgelendirme Faaliyetleri:

 

Gözetim sürecini geçmiş belgeli personelin, inşaat sektöründe 5 yıl içerisinde 18 ay çalışmasını belgelendirmesi durumunda yeniden belgelendirme faaliyeti yapılır.

 

Metal sektöründeki makine bakımcı için, 5 yıl içerisinde 30 ay çalışmasını belgelendirmesi durumunda yeniden belgelendirme faaliyeti yapılır.

 

Tekstil sektöründe belge geçerlilik süresi sonunda ikinci bir gözetim yapılır. Bu gözetimlerde performansları olumlu değerlendirilen kişilerin belgeleri sınava gerek kalmaksızın beş yıl daha uzatılır. İkinci beş yılın sonunda gerekli performans sınavları uygulanarak belge yenilenir.

 

Bu durum için tutulan kayıtlar gözetim maddesindeki kayıtları ile aynıdır. Yeniden belgelendirme onay kararını ilgili Sektör Uzmanı (Karar verici) alır.

 

Çelik Kaynakçısı için, belge süresi 2 yıl olanlar için son 6 ay yapmış olduğu 2 adet kaynak numunesine radyografik veya ultrasonik veya tahribatlı testlerden biri uygulanır. Kaynaklar hatasız veya tespit edilen hata kabul kriterleri içerisinde yer alıyorsa belge geçerlilik süresi 2 yıl daha uzatılır. Belge geçerlilik süresi 3 yıl olanlar için; 3 yıl sürenin sonunda belge sahibi yeniden sınava girerek belgelendirilir.

 

Belgelendirme Şartlarındaki değişiklikler, Belgenin Askıya Alınması ve İptal Edilmesi, Belge Kapsamının Değiştirilmesi, Yeniden Belgelendirme süreçlerinin olması durumunda adaylar iletişim bilgileri üzerinden cep telefonu, e-mail, posta, web sitesi duyurusu vb. yoluyla bilgilendirilir.

 

7.0 Revizyon Kapsamı

 

Revizyon  Numarası Revizyon

Tarihi

Açıklama
01 16.06.2017 Prosedür revize edildi
02 12.08.2017 6.1 bölümü revize edildi.
03 20.09.2017 6.0, 6.2, 6.3 bölümü revize edildi .
04 17.10.2017 Prosedür revize edildi
05 06.07.2018 Revizyon atlama (Çelik kaynakçısı ve duvarcı) ve kapsam genişletmesi (Tekstil sektörünün) nedeni ile prosedür revize edilmiştir.